Hoe zorg jij voor een succesvolle teambijeenkomst? 4 kernvragen

Afgelopen week vroeg een collega mij “Viola, hoe doe jij dat aan het begin van het jaar met jouw team? Ik hoor allemaal enthousiaste verhalen over teambijeenkomsten, maar heb geen idee hoe ik dat zou moeten aanpakken. Kan ik eens met je praten?”. Wat leuk! Wat leuk om mijn ervaringen te delen met collega’s die ook met hun team een goede start van het nieuwe jaar willen maken. En wat leuk dat mijn teamleden enthousiaste verhalen vertellen. En wat gaaf dat mijn collega een waarderende vraag aan mij stelt. 

Dit inspireert mij dus. Mensen zijn dus eigenlijk gewoon heel goed in het laten stromen van positieve energie, alleen weten ze dat vaak niet. Zoals ik dat bij mezelf ook ervaar, als ik elke keer weer verbaasd ben hoe het (me) dan allemaal lukt.

En die inspiratie deel ik graag. Geïnspireerd op deze vraag van mijn collega start ik daarom een blog-reeks over het creëren van een succesvol team. In het eerste blog neem ik jullie mee in hoe je een teambijeenkomst kan organiseren. Gebaseerd op mijn ervaringen, dat wel. 

Mijn aanpak laat zich kenmerken door een mix van verschillende stromingen. Zo ben ik in het begin van mijn loopbaan vooral gefascineerd geweest door verschillende methodieken om ieders kwaliteiten in kaart te brengen. En dit als basis te nemen voor een succesvol team. Daarna heb ik verschillende creatieve werkvormen ontdekt, waarvan ik merkte dat het vooral veel energie gaf in een team. De laatste jaren heb ik het agile-gedachtegoed toegepast in mijn team. Dat wat van waarde is centraal stellen. En tot slot vat ik tegenwoordig alles samen met het waarderende gedachtegoed (appreciative inquiry). 

En daarmee kom ik op de volgende uitganspunten die mijn aanpak kenmerkt: 

1. Een team is succesvol als je ieders kwaliteit waardeert en benut (autonomie en sterke kanten benadering) -- Kwaliteiten
2. Een team is succesvol als je gezamenlijk iets ‘maakt’ wat de ‘klant’ graag wil (zelfsturing en planning) -- Zelfsturing
3. Een team is succesvol als je weet waar en voor wie je het doet (betekenisgeving) -- Purpose
4. Een team is succesvol als je kwetsbaar kan en durft te zijn (vertrouwen en psychologische veiligheid) – Kwetsbaarheid laten zien
5. Een team is succesvol als je creativiteit de ruimte geeft (creativiteit) -- Creativiteit
6. Een team is succesvol als je verbinding ervaart met de teamleden (verbinding) -- Verbinding

Voor meer uitleg over mijn visie op deze 6 uitgangspunten komt er binnenkort een nieuw blog.

Wat mij betreft is een teambijeenkomst van een dag of meerdere dagen belangrijk voor het creëren van het teamgevoel, de verbinding. Ik merk vaak dat in projectgestuurde of kennisintensieve organisaties de nadruk ligt op de inhoud. En dat is natuurlijk goed. De kwaliteit van een project valt of staat bij een goede inhoud. 

Alleen dat is niet het enige. Mijn ervaring is ook dat als er weinig aandacht besteedt wordt aan de verbinding tussen de teamleden er vroeg of laat irritaties ontstaan. Dat is ook niet erg. Alleen is het de vraag of de teamleden in staat zijn om daar productief mee om te gaan. Daarom vind ik een teambijeenkomst van belang. Een dag of een aantal dagdelen waarin het team echt even stil staat bij het doel van het project, en bij elkaar. 

Als eerste is het belangrijk om het doel te bepalen van de bijeenkomst. Is het een eerste bijeenkomst van een nieuw team en ligt de nadruk op kennismaken? Is het een bijeenkomst omdat het nou eenmaal niet zo lekker loopt in een ervaren team? Wil je graag de start van een project beginnen met de neuzen de zelfde kant op? Of wil je vooral zorgen dat de teamleden elkaar beter leren kennen? 

Allemaal verschillende doelen. En van belang is om 1 of 2 doelen te kiezen en die centraal te stellen. Vaak komt met 1 doel een tweede doel vanzelf mee. Zo organiseer ik regelmatig ‘start-up’ bijeenkomsten. Die hebben vaak als doel om het doel van het project en de afzonderlijke activiteiten (op hoofdlijnen) te definiëren. Als tweede doel, en dat vind ik vaak nog belangrijker, is dat we werken aan de 6 uitgangspunten die een team succesvol maken (zie boven).

Zelf heb ik altijd 4 kernvragen die ik mezelf stel en daarin ook centraal stel in een teambijeenkomst:

• Waarom doen we wat we doen?
• Wat doen we dan?
• Hoe doen we dat?
• Wie zijn we? 

Deze vragen hanteer ik bij de voorbereiding van een bijeenkomst. Of het nou een startend team is of een team dat al langere tijd met elkaar samenwerkt. Het maakt eigenlijk niet veel uit. Wat mij altijd weer opvalt is hoe belangrijk deze 4 vragen zijn. En hoe weinig we daar dagdagelijks bij stil staan. Misschien soms individueel, maar meestal niet in teamverband. En daarom is die teambijeenkomst zo belangrijk.  

Over het algemeen hanteer ik een redelijk vaste agenda voor een teambijeenkomst. Daarbij hanteer ik altijd de 4 kernvragen als uitgangspunt. Waarbij ik de eerste 3 vragen centraal stel voor de agenda. En de 4^e vraag over wie we zijn blend ik op een logisch moment in de agenda van de bijeenkomst. Deze vraag leent zich namelijk voor allerlei leuke creatieve werkvormen. En die kan je dan het beste inzetten als de fut er een beetje uit is. Als je merkt dat mensen echt even toe zijn aan beweging, toe zijn aan uit je hoofd komen. Bijvoorbeeld bij de lunch en daarna. Of juist als start, om echt even uit de inhoudelijke discussies te komen. En de toon van de dag te zetten.

In de afbeelding zie je een voorbeeld van een agenda van een teambijeenkomst die ik heb gefaciliteerd. In deze bijeenkomst we ingegaan op het waarom, wat en hoe van het project. Verder wilde ik deze bijeenkomst wat meer aandacht leggen op het vastleggen van de bijeenkomst, en dat hebben we gedaan door een mini-cursus zakelijk tekenen in het programma te brengen. En het mes sneed aan 2 kanten:  de creativiteit van iedereen werd enorm aangewakkerd, allerlei creatieve talenten kwamen omhoog én daarnaast had iedereen opeens een manier gevonden om een pitch te maken op een flap over het waarom, wat en hoe van zijn of haar project. 

Er zijn allerlei werkvormen beschikbaar om een bijeenkomst vorm te geven. Onderaan dit blog heb ik wat websites gegeven voor inspiratie om een werkvorm te kiezen. 

Zelf hou ik ervan om op een team-bijeenkomst zo min mogelijk met laptops en beamers te werken. En achter tafels te zitten. Want ja, ik wil verbinding. En ik wil beweging. En dat krijg je nou eenmaal niet met tafels en laptops. Dus wat ik vaak doe, is dat ik op tijd in de zaal aanwezig ben en dan de tafels aan de zijkant parkeer. En de stoelen in het midden. Of bij de tafels zet, maar zo dat de benen naar het midden wijzen.

In mijn geval begeleid ik vaak bijeenkomsten waarin de opdrachtvraag en de randvoorwaarden (de keuzes voor de richting, het budget, de tijd) al bekend zijn. Ik start vaak met een kennismakingswerkvorm, of als dat niet nodig is, een energizer. Een werkvorm waarbij iedereen echt even aankomt. Loskomt van de files, van de ochtend, van alles wat er gebeurt is. En duidelijk aanwezig is bij de bijeenkomst. 

 Een paar werkvormen die ik regelmatig toepas:

• De kenniscarrousel 
• De Wall of Wonder 
• De kennismakingsreceptie
• Een World Café
• Kennismaking aan de hand van foto’s (stel jezelf voor aan de hand van een foto op je mobiel)

Maar eigenlijk bekijk ik altijd op maat welke werkvorm ik gebruik voor de bijeenkomst die ik faciliteer. Dus mijn tip aan jou: kijk eens op de websites met werkvormen en kies iets wat bij jou en het team past. 

Persoonlijk vind ik de locatie echt een belangrijk onderwerp. Het is makkelijk om even snel een zaaltje te regelen. Maar realiseer dat de omgeving de bijeenkomst echt een andere sfeer kan geven. Ik kies er daarom altijd voor om een teambijeenkomst op een andere locatie dan de werklocatie te organiseren. Ik merk namelijk dat mensen er echt even uit zijn. En daardoor al opener de bijeenkomst ingaan.

Daarnaast wil ik altijd een ruimte met veel licht en veel ruimte. Dus als ik een team heb van 10 personen dan reserveer ik bij voorkeur een ruimte voor 20-30 personen. Want ja, anders kan je niet bewegen. Tot slot kies ik vaak een locatie die in de natuur ligt. Daar waar je naar buiten kan. Even alleen een ommetje kan maken, of juist met de teamleden. De natuur brengt je tot rust en inspireert. 

Ook laat ik vooraf altijd checken wat de reviews zeggen over het eten. Het hoeft voor mij nou eenmaal niet super de luxe, maar wel goed. 

Vasthouden wat er gedeeld is op de bijeenkomst is van belang. Helaas komt het nog steeds voor dat er een dag is georganiseerd en dat we morgen weer overgaan tot business-as-usual. Erg jammer. Daarom vind ik het belangrijk dat er een flap of een pitch gemaakt wordt. Of een wall of fame. Iets dat gefotografeerd kan worden en dat meegenomen kan worden naar het dagdagelijkse werk. Zelf hang ik de waarom, wat, en hoe vaak op in de ruimte waar het team werkt. Of visualiseer ik de waarom, wat en hoe, en gebruik die bij elk teamoverleg dat er wekelijks is. Zodat dit niet vergeten wordt. En dat ook zichtbaar is hoe we de opbrengsten van de teambijeenkomst gebruiken door het jaar heen. 

Pas alles na hartenlust aan. Pas het aan, aan jouw specifieke doelstelling. Pas het aan, aan jouw stijl. En voeg je eigen sausje, werkvormen of ideeën gewoon toe. En laat mij het ook even weten, dan inspireer je mij en anderen weer. En, by the way, dit blog is echt niet volledig. Er zijn vele websites waarop bijvoorbeeld creatieve werkvormen en andere werkvormen te vinden zijn. 

Hoe zorg jij voor een succesvolle teambijeenkomst? Laat het mij weten dan inspireer je mij en anderen weer.

Wekelijks nieuwe tips en inspiratie ontvangen? Dat kan, meld je aan!

Inspiratiebronnen voor dit blog: